Elkaar ontmoeten geeft een frisse blik
Meeloopdagen: zo bied jij een meeloopdag aan
Matchmaker formulier: bied jouw meeloopdag aan
Zo organiseer je een meeloopdag
Een meeloopdag organiseren is niet moeilijk. Een deelnemer schrijft zich bij jou in, omdat deze persoon interesse heeft in jouw werk. Je hoeft dus niet ineens iets heel anders te gaan doen.
Overleg samen wat de behoefte is en probeer op basis daarvan een dag of een dagdeel in te plannen waarop 'er wat gebeurt'. Denk aan een bezoek aan een projectlocatie, interessante overleggen die de deelnemer bij kan wonen of kennismakingen met collega's van jouw afdeling. Zorg wel dat er genoeg ruimte is voor een stukje informele ontmoeting, want dat is vaak waar de verbinding en de inspiratie ontstaat!
Het is handig als je van tevoren al hebt nagedacht over hoe je de meeloopdag in wilt richten. Kijk ook hieronder naar de veelgestelde vragen en Tips voor het organiseren van een Meeloopdag.
Het proces
Stap 1: vul het matchmaker formulier in
Vul het matchmaker formulier in. Je kunt het volgende aanbieden (of een combinatie hiervan):
1. Een open meeloopplek, waarbij de deelnemer zijn of haar interesse aangeeft en jij in jouw organisatie op zoek gaat naar een geschikte match.
2. Een specifieke meeloopplek, waarbij jij al weet bij welke functie of afdeling de deelnemer mee kan lopen. Vaak ben jij dit zelf.
3. Een excursie, waarbij je zelf aangeeft hoeveel mensen je mee wilt nemen naar een specifieke plek. En wanneer.
Stap 2: bevestigen de inschrijving en maak een afspraak
Wanneer een deelnemer zich inschrijft voor jouw meeloopplek, ontvang jij hiervan een afschrift. Let op: deze e-mail is dus niet aan jou gericht, maar aan de deelnemer, gooi hem niet weg. Neem binnen 2 weken contact op met de deelnemer om de details door te nemen en een afspraak te maken.
Kun jij niet bieden wat de deelnemer vraagt? Dan mag je dat altijd aangeven, dan zoeken wij een andere geschikte meeloopplek en wordt jouw meeloopplek weer opengesteld.
Stap 3: geniet van de meeloopdag (en maak als het kan een paar foto's)
Het is vaak ontzettend leuk en inspirerend om een frisse blik op je werk of je organisatie te krijgen. Stel zelf ook veel vragen aan de ander, dat kan zomaar nieuwe inzichten opleveren.
En natuurlijk vinden wij het fijn om een foto en/of een verslagje van de dag te ontvangen, zodat wij daarmee de Meeloopdagen onder de aandacht van andere kunnen brengen. Mail dit naar info@platformwow.nl.
Stap 4: maak eventueel een afspraak voor de 'return'
Dit is niet verplicht, maar kan wel heel nuttig zijn!
Wie kan zich inschrijven op jouw meeloopplek?
Iedereen die werkt aan (of in) weg-, vaarweg- of waterbeheer zich inschrijven voor de meeloopdagen. Van bestuurders tot uitvoerders en van overheid tot markt. Hoewel we de meeloopdagen vaker hebben georganiseerd, kunnen we niet voorspellen wie zich op jouw meeloopplek in gaat schrijven. Wel kunnen we zeggen dat het een mooie laagdrempelige manier is om van elkaar te leren en inspiratie op te doen voor de dagelijkse werkzaamheden!
Ga naar de inschrijfpagina van de Meeloopdagen, waar mensen zich (straks) kunnen aanmelden voor jouw meeloopplek.
Veelgestelde vragen over het organiseren van een meeloopdag
Tips voor het organiseren van een meeloopdag
1. Afspraak maken
Neem contact op met de deelnemer die aan jou is gekoppeld. Als het goed is heb je de contactgegevens ontvangen in je mail of via de coördinator van de Meeloopdagen in jouw organisatie. Daarbij is ook aangegeven welke data de voorkeur hebben.
Heb je nog niks gehoord?
Stuur een e-mail naar samantha.wicht@platformwow.nl, dan gaan we erachteraan.
Inventariseer allereerst de wensen
- Bespreek samen met de deelnemer wat de leerdoelen van hem of haar zijn.
- Welke kennis of ervaring wil de deelnemer opdoen?
- Welke voorbeelden wil hij of zij zien of bespreken?
- Welke mensen wil deze persoon ontmoeten?
- Zijn er overleggen die de deelnemer wil/kan bijwonen?
- Zijn er nog locaties die de deelnemer wil bezoeken?
Inplannen meeloopdag
Op basis van deze inventarisatie, en jullie beschikbaarheid, plan je een meeloopdag of een dagdeel in.
Niet vergeten!
Zorg dat de deelnemer ook jouw contactgegevens heeft, zodat hij of zij je kan bereiken als er onverhoopt iets tussenkomt.
Maak afspraken waar je elkaar ontmoet en wat ongeveer het programma wordt, zodat jullie met de juiste verwachting aan deze dag beginnen.
Stuur een connectieverzoek via LinkedIn, zo zijn jullie meteen aan elkaar gekoppeld en kun je ook zien hoe die ander eruitziet.
2. Tijdens de meeloopdag: checklist
Deze dag draait allereerst om jullie ontmoeting! Zorg ervoor dat je scherp hebt waar je de deelnemer mee naartoe wilt nemen, maar sta er ook voor open als de dag anders loopt.
Een paar tips:
- Welke vragen heb jij aan 'jouw meeloper'? Zet dat op een rijtje voor jezelf.
- Begin de dag rustig met een kennismakingsgesprek en inventariseer samen welke voorbeelden jullie met elkaar willen delen;
- Wissel contactgegevens uit (als je dat nog niet hebt gedaan) en bespreek waar je contact over wilt houden;
- Maak een afspraak voor een 'return';
- Als herinnering aan deze dag: Maak een paar foto's (landscape) of een video. Stuur deze (liefst met een klein tekstje) naar info@platformwow.nl of tag Platform WOW op LinkedIn. Wij vinden het leuk om jullie verhalen te horen en delen deze graag verder op onze website om anderen te inspireren.
3. Na de meeloopdag
Hoe heb jij de dag ervaren? Laat het weten aan samantha.wicht@platformwow.nl. Vaak is jouw teamleider of de interne coördinator ook geinteresseerd. Als je tips voor ons hebt hoe de organisatie beter kan, laat het ons dan vooral weten.
De 'return'
Neem na een paar weken contact op met de deelnemer om te checken hoe deze persoon de meeloopdag ervaren heeft en om te kijken of er nog afspraken kunnen worden gemaakt voor een eventueel vervolg. De ervaring leert dat veel mensen na het meelopen contact met elkaar houden.
Meeloopdag afzeggen? Doe dit ruim op tijd
Mocht je tussentijds vragen hebben of kan je onverhoopt niet? Laat dit de deelnemer dan tijdig weten (dus niet op de dag zelf) en zoek samen naar een nieuw moment. Laat dit ook weten aan samantha.wicht@platformwow.nl.
Wat is een meeloopdag?
Tijdens een meeloopdag loopt de collega van de ene organisatie in weg- of waterbeheer letterlijk een dag(deel) mee met een collega uit een andere organisatie. Doel is dat de collega’s (beter) inzicht krijgen in elkaars dagelijks werk.
Nieuwsgierig naar wat je kan verwachten? Kijk dan naar de ervaringsverhalen.
Hoe bied ik zelf een meeloopplek aan?
Dat staat uitgebreid op deze pagina beschreven. Hieronder de samenvatting:
- Vul het Matchmaker formulier in.
- Wacht op een bericht of iemand zich bij jou ingeschreven heeft.
- Neem contact op met de deelnemer om de dag af te stemmen en een afspraak te maken.
- Geniet van de meeloopdag.
- Stuur ons een foto en/of verslagje op info@platformwow.nl.
Kan ik ook een excursie of een projectbezoek organiseren?
Zeker! Er zijn steeds meer collega's die hele excursies of projectbezoeken aanbieden en daar is veel interesse voor.
Een paar voorbeelden van excursies:
- Excursie proefpolder Flood Proof Holland in het kader van de meeloopdagen
- Excursie Waterschap Brabantse Delta naar het R&D lab Nieuwveer
- Excursie doorfietsroutes in het kader van de Meeloopdagen
- Rondtour duurzame aanbestedingen gemeente Dongen
- Op watersafari bij Waterschap Hollandse Delta: “dit zou iedereen moeten doen”
Projectbezoeken:
- Meeloopdag Trea van der Heide bij Rijkswaterstaat
- Vlog meeloopdag: Schitterend om te zien hoe het ergens anders werkt
Kan ik ook een casus openzetten, waarbij ik een deelnemer aan het werk zet?
Jazeker, dat kan ook! Bekijk deze twee voorbeelden van Martien Lathouwers van Waterschap Rivierenland:
Moet ik aan mijn HR-afdeling doorgeven dat ik een Meeloopdag organiseer?
Het is altijd goed om aan je HR-afdeling en je teamleider door te geven dat je een meeloopdag aanbiedt. Sommige HR-afdelingen organiseren namelijk ook centraal meeloopdagen binnen de organisatie. In dat geval kunnen jullie met elkaar afstemmen wie welk deel van de organisatie op zich neemt.
Wie mag zich inschrijven voor mijn meeloopdag?
Iedereen die in zijn of haar werk iets te maken heeft met weg-, vaarweg- of waterbeheer mag zich inschrijven voor jouw meeloopdag. Van bestuurder of manager tot projectleider, inkoper of ondersteuner en van overheid tot kennisinstelling en marktpartij.
Heb je een specifieke voorkeur wie er met jou kan meelopen? Geef dit dan aan in het opmerkingen veld.
Zijn er voorbeelden van anderen die meeloopdagen hebben georganiseerd?
Zeker. hier vind je een aantal verslagen.
- Inspirerend kijkje achter de schermen: Meeloopdag Provincie Noord-Brabant en Waterschap Rivierenland
- Weginspecteurs leren van elkaar tijdens meeloopdag tussen Noord-Brabant en Gelderland
- Meeloopdag Judith Tijm van gemeente Den Haag bij BAM Infra
- Meeloopdag Mariette Snyders van Rijkswaterstaat bij provincie Noord-Holland
- Meeloopdag Monique van Gruisen bij Provincie Noord-Brabant
Waar moet ik op letten als ik een vlog opneem tijdens de meeloopdag?
Telefoon in landscape stand, dus liggend.
Mogelijke onderwerpen:
- Wat is jou opgevallen tijdens deze meeloopdag?
- Wat is anders en wat komt overeen met jouw organisatie of werk?
- Wat is het eerste dat je (anders) gaat doen na deze dag?
- Hoe en waarover gaan jullie contact houden?
Lengte: maximaal 1 minuut is prima.
Kies een achtergrond of omgeving die jou heeft geïnspireerd.
Een selectie van de video’s plaatsen we op social media en in onze nieuwsbrief! En misschien vind je hem ook wel terug op je eigen intranet.
Waar kan ik me als deelnemer inschrijven voor de Meeloopdagen?
Ga naar de inschrijfpagina van de Meeloopdagen.
