De etiquette van online vergaderen: 13 tips

Online vergaderen werkt net wat anders dan elkaar in levende lijve ontmoeten. Je zit in een thuissetting te werken met een programma dat je misschien nog niet kent, de verbinding kan soms wegvallen en het wordt al snel een rommeltje als mensen door elkaar praten of de muteknop (microfoon uit) nog niet hebben gevonden. Hieronder 13 handige tips om een online ontmoeting soepel te laten verlopen.

13 tips voor een soepele online vergadering

Je WiFi

Een goede online vergadering valt of staat met de kwaliteit van je internetverbinding. Kun je jouw WiFi wel uit het raam gooien? Hier een video (4 min) met 7 simpele WiFi tips om te kijken of je er verbetering in aan kunt brengen.

Zichtbaarheid

• Zorg dat je goed zichtbaar bent, recht in de camera kijkt en een min of meer professionele achtergrond hebt. Vergader niet in je slaapkamer.
• Vergader niet in je pyjama.
• Drink, eet of rook niet opzichtig in je webcam.
• Overleg met elkaar of je webcam aan moet staan. Voor het contact kan het de eerste 5-10 minuten prettig zijn. Daarna kun je de lijnverbinding indien nodig sparen door de camera uit te zetten.

Hoorbaarheid

• Ga op een rustige plek zitten met zo min mogelijk achtergrondgeluid van huisgenoten, radio, televisie of de vuilniswagen door het open raam.
• Zet je microfoon standaard op mute (uit dus). Zet hem alleen aan als je spreekt en zet hem daarna weer uit.
• Wees je bewust dat het wisselen van spreekbeurten iets lastiger gaat dan in het echt. Soms is het goed eerst de aandacht te vragen (bijvoorbeeld door het opsteken van je hand) voordat je begint met spreken. Kijk ook goed naar de signalen van anderen en geef soms bewust de beurt door.

Spreken

• Begin met een check-in: hoe voelt iedereen zich? En wat hoopt een ieder uit dit overleg te halen?
• Spreek af hoe we in deze vergadering omgaan met video en microfoon.
• Presenteer de agenda. Heb je elkaar nodig vandaag? Hoe? Wat? Moeten er besluiten genomen worden?
• Zorg voor energizers in langere overleggen: tien squats of een glas water halen.
• Kom aan het einde eventueel terug bij de intentie uit de check-in. Is het doel van het overleg behaald?

Afsluiten

• Check uit via de chat of microfoon voordat je de vergadering verlaat.