Test header

Terugblik themamiddag Best Value Procurement

In aansluiting op het webinar over 10 jaar Best Value in Nederland organiseerden Platform WOW en PIANOo een themamiddag over de concretisering- en uitvoeringsfase van best value aan de hand van enkele praktijkcases.

Best Value gedachtegoed

Het Best Value gedachtegoed gaat uit van de expertise van de leverancier (daar huur je hem immers voor in). Dat vraagt ook een professionele houding van de opdrachtgever. De basis leg je in de concretiseringsfase. Dit is de fase vlak voor gunning waarin de beoogd opdrachtnemer zijn winnende inschrijving nader toelicht. Hij maakt duidelijk  welke aannames hij deed bij het maken van de inschrijving en wat er wel en niet in de scope zit om de doelstellingen waar te maken.

Terugblik Bvp

Dagvoorzitter Carlita Vis

Laatste inzichten over Best Value

Wiebe Witteveen, Best Value Group, trapte af met de laatste inzichten en ontwikkelingen over de concretiseringsfase. Hij benadrukte dat tijdens deze fase het aanbestedingsrecht van toepassing is. Er kan dus niet onderhandeld worden over de prijs, de planning of de scope. Het gaat om verificatie van en toelichting op de inschrijving gebaseerd op de informatie en de (onderbouwde) aannames van de beoogd opdrachtnemer. Nieuwe informatie kan leiden tot wijzigingen na gunning net zoals bij andere projecten. Zijn advies: ‘Maak daarover heel duidelijke afspraken’. Transparantie is een belangrijk beginsel van Best Value en voorkomt misverstanden en verschillende verwachtingen.

Aan de hand van een aantal recente rechterlijke uitspraken presenteerde hij dilemma’s als ‘Wie schrijft het contract? De opdrachtgever of de leverancier?’ ‘Wanneer (en vooral waarom) neem je nou afscheid van een leverancier tijdens de concretiseringsfase’? De opdrachtgever moet namelijk wel duidelijk zijn over zijn (project)doelstellingen, anders weten inschrijvers onvoldoende wat de opdrachtgever wil. Op de site van PIANOo staat de belangrijkste jurisprudentie over onduidelijkheden in aankondiging, bestek of nota van inlichtingen. De opdrachtgever mag ook best een concept-contract opstellen en het juridische kader aangeven maar moet wel opletten dat er voldoende oplossingsruimte is voor de expertise van de leverancier (functioneel specificeren). Als tijdens de concretiseringsfase blijkt dat het plan van de leverancier niet leidt tot de gevraagde prestatie dan kun je afscheid nemen.

Tot slot gaf Wiebe zijn belangrijkste tip voor het beheersen van de concretiseringsfase: ‘Hou vast aan het principe ‘Planning the work, not doing the work’. De praktijk leert dat veel concretiseringfases langer duren dan voorzien omdat opdrachtgevers veel details willen weten en te weinig risicogestuurd werken (het gaat om de 20% specifieke projectissues) en opdrachtnemers nog onvoldoende gewend zijn om de lead te nemen en expliciet en planmatig te werken.

De praktijkcases

  1. Fietsbrug Nigtevegt: Anne Altena, contractmanager provincie Utrecht en Dave Noorlander, projectmanager Ballast Nedam, vertelden hoe ze nu met elkaar samenwerken op basis van de Best Value principes. Ze ontwikkelden een eigen werkwijze door wekelijks issues samen te bespreken met behulp van visueel management: planning met acties en een dashboard met metrics. Een mooie best practice hoe je omgaat met de wekelijkse rapportage! 
  2. Her-riolering Wagnerstraat: Wim Noordhoff, projectleider gemeente Amersfoort en Coos Koster, consultant, vertelden dat de concretiseringsfase uitliep door nieuwe informatie en hoe het Best Value gedachtegoed helpt om issues op te lossen. Gert de Haan van BAM Infra vertelde wat dit betekent voor een beoogd opdrachtnemer.
  3. Renovatie rioolgemalen: Marleen Kempa, consultant ingehuurd door Waterschap Noorderzijlvest en Koos Moraal, Landustrie, konden vers van de pers terugblikken op de net afgeronde concretiseringsfase. Belangrijke les was dat beide partijen moeten wennen aan de nieuwe rol dus is het heel belangrijk daarover goed in gesprek te blijven.

Voor degene die het gedachtegoed van Best Value nog niet kende was er gelegenheid om de basisprincipes te leren kennen door de parallelsessie van Wiebe Witteveen. Hoewel de theorie zo simpel en logisch lijkt vraagt de toepassing veel discipline en bewustwording. Samenwerken vraagt juist ook rolvastheid om elkaars expertise als opdrachtgever en opdrachtnemer maximaal te benutten.

Presentaties themamiddag Best Value Procurement

Webinar

Bekijk het webinar Best Value Procurement.