Kijk het webinar Faciliteren van groepsessies terug

Het gaat altijd anders dan je denkt...

Op donderdag 18 april hielden Job van den Berg van Royal Haskoning DHV en Anita Mulder van AM Consulting een webinar over het faciliteren van groepsessies. Je kunt het webinar hier terugkijken.

Vragen en antwoorden

Hieronder vragen van deelnemers en antwoorden die tijdens het webinar niet meer behandeld konden worden.

Wat kun je dan doen om het contact te bewerkstelligen in het geval dat de situatie niet 'lekker' loopt?

In dit geval kan het zowel gaan over het contact tussen jou als facilitator en de groep, als tussen de groepsleden onderling.

Wat je ook doet, stop met de inhoud van het programma. Ga zitten en vraag hoe de groepsleden vinden dat het gaat. Luister goed, vraag door en vat samen. Let op wat er gezegd wordt, maar ook op hoe het gezegd wordt. Benoem wat je ziet gebeuren in de vorm van een ik-boodschap; wat ik zie/hoor…, het effect daarvan op de voortgang/samenwerking is….., herkennen jullie dit? Dit is eigenlijk al contact maken, wat daarna komt is afhankelijk van wat je ophaalt in de groep.

Wat te doen als de bijeenkomst dreigt uit te lopen?

Houd er bij het voorbereiden van een sessie al rekening mee dat dit kan gebeuren. Dat kan door voor ruimte in je programmaopzet te zorgen. Zorg dat je tijdens de sessie regelmatig op de klok kijkt, hoe eerder je weet dat je uit gaat lopen, hoe makkelijker je kunt bijsturen. De vraag die hierbij van belang is; lopen we uit door gebrek aan discipline of blijkt er meer te leven/spelen en is wat er ter tafel komt belangrijk voor het halen van het doel.

Bij discipline vraagstuk: benoem wat er gebeurt en wat het effect daarvan is op de duur van de sessie. Vraag aan de groep wat daarover af te spreken en geef aan dat je hen daar aan gaat houden.

In het kader van uitlopen waar het wel over belangrijke zaken gaat; met de groep afspraken maken over prioritering of over de mogelijkheid langer door te gaan. Voor alles geldt hoe eerder je dit aan de orde stelt hoe beter het werkt.  

Wat doe je aan herhaaldelijke onderonsjes (leiden af van het beoogde doelen - vervelend voor de anderen)?

Een paar mogelijke reacties die verschillen in ‘hardheid’.

  • Maak oogcontact met de onderonsjes-deelnemer.
  • Verander de werkvorm; van plenair naar enkele minuten in duo’s overleggen over de vraag/ het thema dat voorligt, waarna eventueel plenair delen.
  • Stel voor vaker een korte pauze in te lassen.
  • Vraag of er iets is dat we allemaal moeten horen?
  • Benoem wat er gebeurt en wat het effect daarvan op de groep/het proces is, wat is nodig om ‘erbij te zijn en te blijven’.
  • Vraag om een tip voor jou: hoe zorg ik dat ik jullie erbij betrek?

Stel iemand barst in tranen uit tijdens een bijeenkomst? De sessie gaat over iets heel anders, maar er speelt dus blijkbaar bij deze ene persoon van alles qua ontslagronde op de achtergrond. Hoe zou je hier toch aandacht aan kunnen geven? 

Tranen zijn uiting van betrokkenheid bij iets, niet meer en niet minder. We zijn geneigd te schrikken van tranen en het op ons zelf te betrekken (hebben we iets niet goed gedaan, gekwetst?). Simpel en doeltreffend is zo neutraal mogelijk te vragen of de tranen iets te maken hebben met wat we hier nu aan het doen zijn.

Is het nee, dan de keuze laten of iemand wil blijven zitten of niet. Eventueel aangevuld met de vraag; is er iets dat iemand in deze groep nu voor je kan doen?

Is het ja, dan vragen of de deelnemer er nu iets over wil (en kan) delen, bij ja doorvragen en breder trekken; wie herkent dit? Heeft dit ook? Daarmee voorkom je dat iemand ‘alleen’ komt te staan. Eventueel schorsen en apart nemen als anderen het niet herkennen of wanneer iemand het niet in de groep wil bespreken.

Hoe kan ik energie / urgentie besef krijgen in de groep?

Noodzaak doet bewegen. Dit is de eerste kracht van verandering. Niemand komt in beweging (energie) als er geen echte reden voor is. Die reden kan zijn: er valt iets te winnen/te bereiken op het gebied van mijn ambitie. Maar ook: er valt iets te verliezen met negatieve consequenties voor mij. Zorg dat iemand (opdrachtgever, leidinggevende) helder verwoordt waarom we hier bijeen zijn. Of laat de groep zelf een beschrijving geven van het Krachtenveld waarin zij zich bevinden: Wat zijn positieve krachten? Negatieve krachten? Wat gebeurt er als we niks doen? Waar liggen kansen/bedreigingen? Laat de opdrachtgever in gesprek gaan over dat wat je ophaalt in de groep.

De essentie van deze tips is dat je vraagt naar hun persoonlijke betrokkenheid bij het onderwerp in hun dagelijks werk. Een andere essentie is dat de deelnemers hierbij goed naar elkaar luisteren. Jij kunt ze daarbij uitnodigen om elkaar waarderende feedback te geven.

Zorg dat jij geen partij wordt. Wanneer het besef er is, zorgen dat je naar de tweede kracht over kunt stappen: visie geeft richting. Daarna ofwel iemand de visie laten presenteren (hoofdlijnen) of wel samen op zoek gaan naar een visie als antwoord op wat er speelt.